Nexwork SpA

Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.5 — 2 de octubre de 2026

Esta política describe cómo Nexwork SpA trata los datos personales de las personas con las que se relaciona a través de la plataforma Kaden, en cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y sus modificaciones introducidas por la Ley N° 21.719.

1. Identificación del responsable

Razón social
Nexwork SpA
RUT
78.388.198-5
Domicilio
Avenida Carlos Valdovinos 2351, Pedro Aguirre Cerda, Santiago, Chile
Representante legal
Juan Alegría de la Fuente
Canal de contacto
privacidad@kaden.cl

2. Ámbito de esta política

Nexwork SpA se relaciona con datos personales de dos maneras distintas, y la diferencia determina ante quién se ejercen los derechos.

Para los datos de quienes se interesan comercialmente en Kaden, Nexwork SpA decide los fines y los medios: actúa como responsable. Para los datos de los trabajadores de las empresas que contratan la plataforma, Nexwork SpA trata la información por cuenta y bajo instrucciones de esa empresa: actúa como encargado, y el responsable es el cliente.

Kaden Lite, el plan gratuito, reúne las dos: Nexwork SpA es responsable de los datos de la cuenta y encargado de los nombres del equipo que la empresa escribe. El detalle está en la sección 5.

En el Estudio de dotación, las planillas que entrega una empresa se tratan por encargo suyo: Nexwork SpA es encargado. El detalle está en la sección 6.

3. Datos que tratamos como responsable

Datos de prospectos: personas que han manifestado interés en los servicios de Kaden.

Categoría de titular
Prospectos comerciales (potenciales clientes)
Datos tratados
Nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, tamaño aproximado de la dotación y el mensaje que la persona escribe. Se registra además la dirección IP desde la que se envía el formulario, con el único fin de limitar envíos automatizados.
Origen de los datos
Formulario de contacto del sitio y gestión comercial directa
Finalidad
Responder la consulta y dar a conocer los servicios de la plataforma Kaden
Base de licitud
Interés legítimo del responsable: dar a conocer sus servicios a quienes han manifestado interés en ellos (Art. 13 letra d, Ley N° 19.628)
Medición de visitas al sitio
El sitio kaden.cl y Kaden Lite cuentan sus visitas con Vercel Web Analytics: qué páginas se ven, desde qué sitio se llega, el país y el tipo de dispositivo. No usa cookies ni guarda un identificador que permita reconocer a una persona de un día para otro. De las direcciones visitadas se quitan los parámetros, salvo los que indican desde qué campaña se llega. Las pantallas internas del plan pagado no se miden. La base de licitud es el interés legítimo de Nexwork en saber cómo se usa su sitio (Art. 13 letra d).
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Vercel (publicación del sitio y medición de visitas), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes) y Resend (envío de correo), todos en calidad de sub-encargados y sujetos a las mismas obligaciones. Ninguno vende ni reutiliza estos datos.
Plazo de conservación
Un año desde la recolección. Cumplido el plazo, los datos se eliminan de forma permanente mediante un proceso automático del propio sistema; entre el cumplimiento del plazo y su ejecución pueden transcurrir algunos días. Las copias de respaldo cifradas que los contengan se eliminan a los 30 días de hechas (ver sección 4).

4. Datos que tratamos como encargado

Datos de trabajadores y administradores de las empresas clientes. Aquí Nexwork SpA no decide los fines ni los medios: ejecuta las instrucciones del cliente, que es el responsable de esos datos.

Categoría de titular
Trabajadores y usuarios administradores de las empresas que contratan Kaden
Datos tratados
De cada trabajador: nombre, RUT, correo electrónico, fecha de contratación y de término, jornada contratada, sueldo base, turnos asignados, ausencias y registros de asistencia. De cada usuario administrador: nombre, correo y contraseña cifrada.
Datos sensibles
Cuando el cliente registra una ausencia por licencia médica, ese registro constituye un dato relativo a la salud. Kaden lo trata únicamente para el cálculo de la jornada y del feriado legal, nunca para otro fin, y no lo comparte con terceros distintos de los proveedores de infraestructura indicados.
Finalidad
Planificar turnos conforme a la legislación laboral chilena, comunicarlos, y producir los informes que el cliente necesita para su operación y para fiscalizaciones
Base de licitud instruida por el responsable
Ejecución del contrato de trabajo entre el titular y el cliente (Art. 13 letra c)
Responsable de estos datos
La empresa empleadora que contrata Kaden, no Nexwork SpA
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes), Resend (envío de turnos por correo) y Anthropic (modelo de lenguaje que da soporte al copiloto, únicamente cuando el cliente activa ese módulo), todos en calidad de sub-encargados. Ninguno utiliza estos datos para fines propios ni para entrenar modelos.
Plazo de conservación
Mientras dure la relación contractual con el cliente. Terminada ésta, los datos se eliminan dentro de 30 días corridos a solicitud del cliente, incluyendo todos los registros asociados. Las copias de respaldo que los contengan se eliminan a los 30 días de hechas.
Copias de respaldo
Para poder recuperar el servicio ante una falla, la base de datos se respalda todos los días en una copia cifrada con una clave que sólo tiene Nexwork. La copia se guarda en equipos de Nexwork y en Google Drive, y ninguno de esos lugares puede leerla sin la clave. Cada copia se elimina a los 30 días; el proveedor de almacenamiento puede conservar una copia eliminada hasta 30 días más en su papelera.
Medidas de seguridad
Aislamiento entre clientes aplicado en la propia base de datos y no sólo en el programa; contraseñas guardadas mediante funciones de hash con sal, de modo que no pueden recuperarse ni siquiera por Nexwork; perfiles de acceso por nivel y por sucursal; conexión cifrada en tránsito; y registro de auditoría de quién modificó qué y cuándo. El detalle está publicado en la Política de Seguridad.
Decisiones automatizadas
Kaden genera propuestas de turno mediante un motor de optimización: un algoritmo determina qué jornada corresponde a cada persona, qué domingos descansa y qué ventanas de feriado legal se sugieren. Sobre esto, tres compromisos. Primero, ninguna propuesta se aplica sola: un responsable del cliente debe revisarla, puede editarla persona por persona y debe publicarla para que tenga efecto. Segundo, toda decisión es explicable: cuando el motor no puede cubrir una necesidad lo informa con una causa nombrada y el artículo del Código del Trabajo que la origina, no con un resultado sin justificación. Tercero, el titular puede pedir a su empleador la explicación de la asignación que le corresponde, y Kaden entrega a ese empleador la información necesaria para darla.
Transferencia internacional
Los proveedores señalados operan fuera de Chile, principalmente en los Estados Unidos y en la Unión Europea. La transferencia se realiza para la ejecución del contrato con el cliente y bajo los acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor, que incorporan cláusulas de protección equivalentes. Nexwork no transfiere estos datos a ningún tercero distinto de los indicados.
Incidentes de seguridad
Ante una vulneración que afecte datos personales, Nexwork notificará al cliente sin dilaciones indebidas desde que tome conocimiento, con la información disponible sobre qué ocurrió, qué datos se vieron afectados y qué medidas se adoptaron. Corresponde al cliente, en su calidad de responsable, notificar a la autoridad y a los titulares cuando la ley lo exija; Nexwork le prestará la asistencia necesaria para hacerlo.
Acceso de soporte
Cuando el cliente solicita asistencia, personal de Nexwork puede acceder a su información por una ventana acotada de dos horas, declarando el motivo. Cada acceso queda registrado con nombre, fecha y motivo, y el cliente puede solicitarlo en cualquier momento. Ese registro no puede modificarse ni eliminarse, tampoco por Nexwork.

Si usted es trabajador o administrador de una empresa que utiliza Kaden y desea ejercer sus derechos sobre estos datos, debe dirigirse a su empleador, que es el responsable legal de su información personal. Nexwork SpA ejecutará las instrucciones que ese responsable le curse.

5. Kaden Lite

Datos de quienes crean una cuenta gratuita de Kaden Lite y de los equipos para los que arman turnos.

Qué es
El plan gratuito de Kaden para armar los turnos de equipos de hasta 5 personas. Cualquier persona puede crear una cuenta con su correo electrónico, sin contraseña.
Datos de la cuenta
El correo electrónico de quien crea la cuenta y el nombre de su empresa. No se piden RUT, teléfono, sueldos ni contraseña. Se registra además qué versión de esta política aceptó y cuándo, porque un consentimiento sin esa constancia no dice qué se aceptó. Respecto de estos datos, Nexwork SpA actúa como responsable.
Datos del equipo
Los nombres o apodos con que la empresa identifica a las personas de su equipo, la jornada que declara para cada una y los turnos que se les asignan. Estos datos se guardan en la cuenta, en la misma base que utiliza el plan pagado: es lo que permite volver a entrar y encontrar el mes ya armado, y que una empresa que más adelante contrate un plan conserve lo que hizo. Respecto de ellos, el responsable es la empresa que usa Kaden Lite y Nexwork actúa como encargado.
Qué no se pide del equipo
Kaden Lite no pide ni almacena RUT, remuneraciones, direcciones de correo, teléfonos ni ningún otro dato de contacto de las personas del equipo. Un nombre de pila o un apodo basta para armar los turnos, y es todo lo que el formulario acepta.
Novedades por correo
Al crear la cuenta se puede aceptar, de forma separada y opcional, recibir novedades sobre Kaden. No condiciona el servicio: la cuenta funciona igual sin aceptarlo. Ese consentimiento se registra con su fecha y la versión de esta política, y se puede revocar en cualquier momento desde la pantalla de la cuenta.
Registro de uso
Para saber si el servicio es útil y mejorarlo, se registra qué pasos da cada cuenta y en qué día: cuándo se creó, cuándo armó un mes y para cuántas personas, y cuándo descargó el PDF. Se guarda el día, no la hora, y no incluye los nombres del equipo ni sus turnos. Si la cuenta llegó por un enlace que indica su origen (por ejemplo, una publicación en una red social), se registra ese origen. Pedir un enlace de acceso se cuenta sin asociarlo a ningún correo. Estos registros no se usan para publicidad ni se comparten.
Finalidad
Dar acceso a la cuenta mediante un enlace enviado por correo, prestar el servicio y medir su uso para mejorarlo
Base de licitud
Para los datos de la cuenta, la ejecución de las condiciones del servicio que la persona acepta al crearla (Art. 13 letra c). Para el registro de uso, el interés legítimo de Nexwork en saber si el servicio funciona y mejorarlo (Art. 13 letra d). Para los datos del equipo, la que determine la empresa responsable.
Enlace de acceso
Cada enlace vence a los 30 minutos y sirve una sola vez. Los enlaces vencidos se eliminan de forma automática.
Dirección IP
Se usa en el momento para frenar la creación automatizada de cuentas. Se mantiene sólo en la memoria del servidor, por un máximo de una hora, y no se guarda en la base de datos.
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Vercel (publicación del sitio y medición de visitas), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes) y Resend (envío del enlace de acceso), en calidad de sub-encargados. Ninguno vende ni reutiliza estos datos.
Transferencia internacional
Los proveedores señalados operan fuera de Chile, en los términos descritos en la sección 4.
Plazo de conservación
Mientras la cuenta esté en uso. Si nadie entra durante 12 meses, la cuenta se elimina por completo junto con todo lo que contiene; se avisa por correo 30 días antes, y basta con entrar una vez para conservarla. Las copias de respaldo cifradas que los contengan se eliminan a los 30 días de hechas (ver sección 4).
Eliminación
Desde la propia pantalla de Kaden Lite se puede borrar la cuenta y todos sus datos en cualquier momento; la eliminación es inmediata e irreversible. También se puede pedir escribiendo a privacidad@kaden.cl desde el correo de la cuenta, y en ese caso se elimina dentro de 30 días corridos. Los registros de uso descritos más arriba no se eliminan: pierden todo vínculo con la cuenta y quedan sólo como conteos anónimos.

Kaden Lite arma un borrador de turnos y revisa las reglas de jornada que puede revisar con la información que recibe. No certifica el cumplimiento de la legislación laboral: no conoce los turnos anteriores al mes, los contratos individuales ni los acuerdos particulares de cada empresa. La revisión final del plan y la responsabilidad frente a los trabajadores corresponden a la empresa empleadora.

6. Estudio de dotación

Datos de las personas que aparecen en las planillas de turnos que una empresa entrega para que Nexwork SpA calcule su dotación.

Qué es
Un servicio en que Nexwork calcula cuántas personas necesita una operación, hora a hora, a partir de las planillas de turnos que la empresa ya usa, y entrega un informe con la dotación y su costo. Se contrata aparte de la plataforma Kaden.
Datos tratados
Los que traigan las planillas que entrega la empresa: nombres o RUT de las personas, cargos, horarios, días libres y ausencias. Si una planilla registra una licencia médica, constituye un dato relativo a la salud; el estudio la considera únicamente como un día de ausencia, sin usar su causa para ningún fin.
Responsable de estos datos
La empresa que encarga el estudio. Nexwork SpA actúa como encargado y trata los datos sólo para hacer el estudio encargado.
Finalidad
Calcular la demanda de personal por hora y la dotación necesaria para cubrirla. Las planillas no se cargan en la plataforma Kaden salvo que la empresa lo pida, y el informe que se entrega no contiene nombres ni RUT.
Dónde se procesan
En un equipo de Nexwork, en una carpeta que no se sincroniza con servicios de almacenamiento en la nube. Las planillas que llegan como adjunto quedan además en el correo electrónico de Nexwork, provisto por Google Workspace.
Lectura asistida
Cuando una hoja tiene un formato que el sistema no reconoce, se envía a Anthropic, proveedor de un modelo de lenguaje, una muestra de la hoja en la que los nombres se reemplazan por un número («Persona 1», «Persona 2») y los RUT, correos y teléfonos se ocultan. Anthropic sólo indica cómo leer la hoja; la lectura y los cálculos los hace Nexwork. Anthropic no utiliza esta información para entrenar modelos.
Destinatarios
Google Workspace (correo electrónico y copias de respaldo cifradas) y Anthropic (lectura asistida, sólo con la muestra descrita), en calidad de sub-encargados. Ninguno utiliza estos datos para fines propios.
Transferencia internacional
Los proveedores señalados operan fuera de Chile, en los términos descritos en la sección 4.
Plazo de conservación
Las planillas se eliminan del equipo y del correo dentro de 30 días corridos desde la entrega del informe, y queda registro de la fecha en que se eliminaron. Lo que se conserva es el informe y los cálculos, que no contienen datos de las personas. Las copias de respaldo cifradas que los contengan se eliminan a los 30 días de hechas (ver sección 4).

7. Derechos de los titulares

Toda persona tiene derecho a acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de sus datos personales, conforme a la Ley N° 19.628.

Para ejercerlos respecto de los datos de la sección 3 o de los datos de una cuenta de Kaden Lite, escriba a privacidad@kaden.cl. Para los de las secciones 4 y 6, y para los nombres de un equipo cargados en Kaden Lite, diríjase a la empresa para la que presta o prestó servicios.

Nexwork SpA responde las solicitudes dentro de los plazos legales y, en todo caso, dentro de 30 días corridos desde su recepción. Si la solicitud requiere más antecedentes para ser atendida, se le informará dentro de ese mismo plazo.

Si Nexwork SpA rechaza su solicitud o no responde oportunamente, usted tiene derecho a reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

8. Seguridad de la información

Las medidas técnicas con las que Nexwork SpA protege esta información están descritas en detalle, y con sus límites declarados, en la Política de Seguridad.

9. Marco legal aplicable

Esta política se rige por la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. La Ley N° 21.719, que la reemplaza sustancialmente, entra en vigencia durante diciembre de 2026 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales con facultades de fiscalización y sanción.

Nexwork SpA ha redactado esta política anticipando ese marco: las categorías, los plazos, la distinción entre responsable y encargado, la declaración de los sub-encargados y el tratamiento de decisiones automatizadas responden a las exigencias de la ley nueva y no sólo a las de la vigente.

10. Vigencia y actualizaciones

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en las prácticas de tratamiento o en la normativa aplicable. La versión vigente está siempre disponible en esta página, indicando su número y su fecha.